Gewährleistung eines reibungslosen Ablaufs im Front und Back Office - Entgegennahme und Delegation verschiedener Aufgaben der Direktion - Erstellung der Dienstpläne - Kommunikation und Koordination mit den anderen Abteilungen - Korrespondenz mit Reisebüros und Ausarbeitung von Verträgen und Kontingente
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Leitung, Führung und Weiterentwicklung des Front Office- & Bellmen Teams - Betreuung und Beratung unserer anspruchsvollen Urlaubsgäste - Förderung der Gästezufriedenheit durch aktive und präsente Pflege des Gästekontakts - Aktive Mitarbeit am Front Office mit Check In und Check Out unserer Gäste
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Empfang und Betreuung von Kunden - Schriftliche und telefonische Korrespondenz - Koordination sowie Vor- und Nachbereitung von Terminen - Back-Office-Tätigkeiten und allgemeine Sachbearbeitungsaufgaben - Erledigung von Botengängen sowie weiteren organisatorischen Aufgaben
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Verantwortung für die gesamte Front-Office-Abteilung und Sicherstellung eines exzellenten Gästeservices - Führung, Motivation und Weiterentwicklung Deines Teams durch gezielte Schulungen, individuelle Förderung und regelmäßige Feedbackgespräche
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Du übernimmst allgemeine administrative Tätigkeiten und sorgst für einen reibungslosen Büroalltag - Du behältst den Überblick über interne Abläufe und unterstützt bei organisatorischen Aufgaben - Das wünschen wir uns von dir: Erfahrung im Office Management oder in einer vergleichbaren Assistenzfunktion
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Betreuung von Telefon und Posteingang - Terminverwaltung und -koordination - Schriftliche und telefonische Kommunikation mit Mandanten:innen - Empfang und Betreuung von Mandanten:innen vor Ort - Allgemeine Sekretariats- und Organisationstätigkeiten
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Angebotserstellung und Angebotsbearbeitung - Reservierungsanfragen bearbeiten - Einschulung, Begleitung und Führung des vorhandenen Teams - Bearbeitung und Planung von Großgruppenreservierungen - Empfang, Begrüßung und Verabschiedung der Gäste
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Allgemeine Büroorganisation und administrative Unterstützung - Korrespondenz mit der Hausverwaltung und externen Dienstleistern (Reinigung, Technik etc.) Schnittstelle zwischen Mieter*innen, Vermietern und externen Dienstleister*innen Empfang und Betreuung von Besucher*innen und Gästen
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Selbstständige Büroorganisation und Verwaltung … Auftragsabwicklung - Selbständige Abwicklung von Auftragsannahme bis zur Fakturierung - Bearbeitung von Kundenaufträgen in SAP - Telefonische Bearbeitung von Anfragen mit Frächtern, Kunden und Lieferanten
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Betreuung unserer Mitarbeiterinnen im Bereich Service & Küche (z. B. bei der Koordination der Reinigungspläne, Organisation der Urlaubs- und Krankheitsvertretung, Gewährleistung von Hygienestandards) - zentrale(r) Ansprechpartner:in für Mitarbeitende und Geschäftsführung bei organisatorischen, administrativen und …
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